Lorsque chaque centime compte, prendre le contrôle des finances de votre petite entreprise est une préoccupation majeure. Les petites entreprises doivent gérer un navire serré, de sorte que les processus financiers doivent être efficaces, sécurisés et contrôlés pour maintenir l’entreprise à flot.
Les grandes entreprises ont des départements entiers pour s’assurer que les finances de l’entreprise restent sur la bonne voie, mais qu’en est-il des petites entreprises ? Heureusement, en tirant parti des solutions disponibles et abordables, vous pouvez prendre les mesures qui vous permettront de mieux contrôler et protéger vos processus financiers.
Étape 1. Des politiques financières solides
Maintenant que votre entreprise est en croissance, vous devriez revoir vos politiques et procédures financières pour vous assurer que vous avez bâti une base solide pour que votre entreprise continue de prospérer. Portez une attention particulière à votre stratégie actuelle en matière d’approbations financières, car il s’agit d’un domaine où de nombreuses petites entreprises commettent l’erreur de confier trop de responsabilités financières à trop peu d’employés.
Il est essentiel que vos procédures de comptes fournisseurs (AP) vous permettent d’approuver, de payer et de synchroniser les paiements de factures, et vos procédures de comptes clients (AR) vous permettent d’envoyer des factures et d’être payé plus rapidement. Malheureusement, aujourd’hui, de nombreuses petites entreprises utilisent encore des procédures AP et AR principalement manuelles et sur papier. Cela s’accompagne souvent d’une absence de workflows et de politiques d’approbation.
Quelle que soit la taille de votre personnel, votre entreprise doit indiquer clairement quels employés sont autorisés à gérer des documents financiers spécifiques afin d’éviter les erreurs et les malentendus – il peut s’agir d’une ou de plusieurs personnes. Pour les approbations de comptes fournisseurs, votre politique doit être très claire sur qui est autorisé à approuver les paiements pour l’entreprise, y compris l’approbation des dépenses sur les cartes de crédit et de débit.
Vous devez décider qui, dans l’entreprise, peut approuver et autoriser de nouveaux fournisseurs et accéder aux informations sur les fournisseurs. En outre, toute modification apportée à un compte courant ou à un compte d’épargne doit passer par les canaux d’approbation appropriés. Comme les dettes, les créances ne doivent jamais être cédées à une seule personne. Assurez-vous que vos procédures d’encaissement d’argent disposent d’un système de freins et contrepoids.
Les petites entreprises ont besoin d’une solution où les itinéraires de paiement et d’approbation des fournisseurs peuvent être définis au plus haut niveau, de sorte qu’il n’y a aucune chance d’étapes manquées (vous aidant à éviter des erreurs coûteuses) dans le processus de flux de travail. Les responsables financiers peuvent créer des règles avancées en quelques secondes, garantissant que les transactions sont autorisées et approuvées par la bonne personne ou équipe et sont conformes aux buts et objectifs de l’entreprise.
Les voies de paiement et d’approbation des fournisseurs de Bill.com vous permettent de faire tout cela.
Étape 2. Contrôles et soldes
La bonne plateforme AP/AR aide à réduire un sérieux défi pour les petites entreprises : la fraude. La fraude peut provenir de sources internes ou externes. Pour protéger votre entreprise contre la fraude interne, utilisez un système de freins et contrepoids pour vous assurer qu’aucun employé n’a le contrôle de toutes les parties d’une transaction financière. Séparez les tâches où la fraude est plus susceptible de se produire, comme la réception des paiements et l’enregistrement des paiements, puis assurez-vous de rapprocher les comptes selon un calendrier régulier. En termes simples : la même personne ne devrait pas pouvoir à la fois approuver et payer une facture.
Les rôles d’utilisateur et les autorisations appropriés permettent aux employés de participer aux processus AP et AR de l’entreprise sans avoir accès au compte bancaire ou au système comptable de l’entreprise.
La bonne plate-forme AP offre des rôles clairement définis avec différents niveaux d’accessibilité et de contrôle autour de :
- Approbation des factures
- Autorisation des paiements
- Planification des paiements
- Gestion des accès utilisateurs
- Ces autorisations s’alignent sur des rôles spécifiques tels que « Administrateur », « Comptable », « Commis », « Approbateur », « Payeur » et « Auditeur ». Une fois les rôles définis et les autorisations définies, il devient facile d’accéder à une piste d’audit. Désormais, un propriétaire d’entreprise peut découvrir rapidement qui a payé quoi, quand et pour combien.
Étape 3. Conservez une piste d’audit
Même s’il y a une petite chance que vous soyez audité, vous devez toujours être prêt, quelle que soit la taille de votre petite entreprise. Un moyen simple d’y parvenir consiste à utiliser une plate-forme tout-en-un pour l’automatisation AR et AP. Cela donne aux auditeurs une visibilité complète sur les paiements et les créances de votre entreprise, ce qui vous fait gagner du temps et réduit les risques pour votre entreprise.
Les auditeurs veulent savoir si quelque chose a été approuvé avant le paiement et si vous avez suivi les processus documentés. Bill.com conserve une piste d’audit de toutes les approbations, modifications et paiements afin que les auditeurs puissent obtenir ce dont ils ont besoin sans avoir à suivre une trace écrite ou à faire un suivi auprès des personnes de votre entreprise.
Votre entreprise est trop importante pour ne pas prendre ces mesures cruciales qui vous aident à garder le contrôle financier et à ce que la sécurité soit en place pour protéger votre argent. Vous devriez commencer dès aujourd’hui à mettre en place des contrôles de politique financière plus rigoureux.